Program Web Dasar

Pengawasan dan Pengendalian Organisasi 

Konsep Dasar Fungsi Pengawasan 

Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menhindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. Melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauh mana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanakan kerja tersebut. Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen, dimana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak dibawahnya. Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung makna pula sebagai pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan atau suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya. 

Fungsi Pengawasan dalam Manajemen

1. Pengawasan Kuantitas 

Pengawasan kuantitas kerap dilakukan pada sesuatu yang dapat dihitung dan terukur, seperti bahan mentah, produk atau jasa yang dihasilkan, dan dokumen dari berbagai sumber. Kegiatan ini dilakukan untuk memperoleh, mengolah, dan mendistribusikan barang yang dimaksud dengan cara tepat sesuai perencanaan.

Fungsi pengawasan ini akan memastikan semua hasil produksi dan jasa selalu tersedia sesuai permintaan konsumen alias tidak habis. Pengawasan kuantitas juga membantu manajer dalam mengidentifikasi mana hasil produksi yang sudah sesuai rencana maupun tidak sesuai.

Pengawasan kuantitas erat kaitannya dengan inventaris, yaitu inventaris bahan mentah, dalam proses, dan barang jadi. Dengan mengontrol ketersediaan barang tersebut, organisasi dapat menjalani proses produksi seefektif dan seefisien mungkin. Produk dihasilkan sesuai permintaan, tidak ada bahan mentah terbuang percuma, dan stok barang jadi tidak berlebihan. 

2. Pengawasan Kualitas

Sementara itu, pengawasan kualitas berfungsi sebagai alat manajemen untuk memperbaiki dan mempertahankan kualitas, serta menekan jumlah produk yang tidak layak jual. Fungsi pengawasan ini cenderung bersifat korektif dan preventif supaya hasil produksi benar-benar memenuhi kebutuhan konsumen. 

Berbeda dengan kuantitas yang terukur secara rinci, pengawasan kualitas cenderung relatif dan subyektif. Dalam perspektif quality control, kualitas perlu dimaknai sebagai upaya mempertahankan kualitas memuaskan sesuai tujuan yang hendak dicapai. Jadi, bukan bagaimana memastikan produk atau jasa memiliki kualitas setinggi mungkin.

Dengan sudut pandang tersebut, pengawasan kualitas akan mengecek apakah produk atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan harga yang ditetapkan, serta bagaimana produk atau jasa dapat memberikan hasil yang kredibel dan memuaskan.

Tujuan dan Manfaat Pengawasan

a. Tujuan Pengawasan adalah untuk menghindari kemungkinan adanya terjadinya penyelewengan atau penyimpangan, baik yang bersifat anggaran (budgeting) ataupun proses (prosedur) dan kewenangan (authority).

Adapun tujuan pengawasan secara khusus yaitu:

1. Menjamin ketetapan pelaksanaan tugas sesuai dengan rencana tersebut, kebijaksanaan dan perintah.

2. Melaksanakan koordinasi kegiatan.

3. Mencegah pemborosan dan penyelewengan.

4. Menjamin terwujudnya kepuasan masyarakat atas barang dan jasa yang dihasilkan.

5. Membina kepercayaan masyarakat terhadap kepemimpinan organisasi “pemerintah”.

b. Manfaat Pengawasan:

1. Menentukan tujuan dan cara mencapai (Planning)

2. Struktur organisasi dan aktivitas (Organizing)

3. Memotivasi / mengarahkan  anggota (Actuating) 

LANGKAH-LANGKAH MELAKUKAN PENGAWASAN

1. Menetapkan Standar

Kegiatan pengawasan adalah mengukur atau menilai pelaksanaan atau hasil pekerjaan dari pada pejabat atau pekerja, untuk dapat melakukan pengukuran harus mempunyai alat pengukur (standar). Standar ini adalah mutlak diperlukan, yaitu untuk mengukur atau menilai apakah pekerjaan dilakukan sesuai dengan sasaran-sasaran yang ditentukan (standar) atau tidak.

2. Pengukuran Kegiatan

Agar pengukuran kegiatan dapat dilakukan secara tepat perlu diperhatikan:

a. Berapa kali (how often ) pelaksanaan seharusnya diukur (setiap jam, setiap hari, setiap bulan dan sebagainya).

b. Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan (laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telepon).

c. Siapa (who) yang terlibat pengukuran (manajer, kepala bagian, dan sebagainya).

3. Membandingkan kegiatan dengan standar

Langkah ini dimaksudkan untuk mengetahui ada tidaknya penyimpangan-penyimpangan (deviasi). Penyimpangan-penyimpangan dianalisa untuk mengetahui mengapa standar tidak dapat dicapai dan mengidentifikasi penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan.

4. Melakukan tindakan koreksi

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, maka harus dilakukan tindakan berupa:

a. Mengubah standar mula-mula (mungkin standar terlalu tinggi atau rendah).

b. Mengubah pengukuran kegiatan (inspeksi terlalu sering/kurang, mungkin mengganti sistem pengukuran).

c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.  

Beberapa Gejala yang Memerlukan Pengawasan dan Pengendalian 

- Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya.

- Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan).

- Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya).

- Berkurangnya kas Perusahaan.

- Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur.

- Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik.

- Biaya yang melebihi anggaran.

- Adanya penghamburan dan inefisiensi.

Fungsi Pengawasan dalam Praktek

1. Pengawasan Berdasarkan Proses Kegiatan Proses kegiatan erat kaitannya dengan waktu, maka dalam proses kegiatan memiliki tiga jenis fungsi pengawasan yang biasa dilakukan manajemen organisasi. Ketiga macam tersebut adalah pengawasan awal (feedforward controling), pengawasan proses (concurrent controling), dan pengawasan akhir(feedback controling).

2. Pengawasan Internal dan External Fungsi pengawasan selain dibagi bedasarkan waktu, bisa juga dibagi berdasarkan subjek yang melakukan pengawasan, pengawasan jenis ini dibagi menjadi dua, yaitu:

Pengawasan Internal Pengawasan Internal adalah pengawasan terhadap beban-beban yang dilakukan secara mandiri oleh setiap karyawannya.

Pengawasan External Pengawasn External adalah pengawasan yang dilakukan terhadap seseorang atau bagian oleh orang lain atau oleh bagian diluar bagian yang diawasi (biasanya bagian yang lebih tinggi).

3. Pengawasan Berdasarkan Fungsi Operasional dalam Manajemen Pengawasan dari segi fungsi operasional adalah melakukan pengawasan berdarkan bagian-bagian yang ada dalam suatu organisasi maupun perusahaan. Pengawasan jenis ini memiliki banyak pembagian, yaitu :

- Pengawasan di Bagian SDM

- Pengawasan di Bagian Informasi

- Pengawasan di Bagian Keuangan

- Pengawasan di Bagian Pemasaran

- Pengawasan di Bagian Operasional atau Produksi

Pendekatan dalam Mempertahankan Fungsi Pengawasan

Menurut Dessler (2004) berpendapat bahwa ada dua pendekatan dalam mempertahankan fungsi pengawasan, yaitu :

1. Sistem Pengawasan Tradisional Sistem pengawasan tradisional adalah upaya atau sistem untuk mempertahankan fungsi pengawasan melalui prosedur dan kegiatan yang melibatkan penentuan standar dan berbagai upaya untuk mencapai standar tersebut.

2. Sistem Pengawasan yang Berdasarkan Komitmen

Pengawasan sistem ini lebih menekankan dari sisi internal dari pada eksternal. Melakukan intropeksi dari dalam hal ini lebih berpengaruh. Sistem ini dalam implementasinya agak sulit. Karyawan dituntut agar selalu bisa intropeksi diri. Untuk melakukan hal ini menjadi budaya, perusahaan perlu melakukan pelatihan.

 

Referensi

https://repository.uin-suska.ac.id/12298/7/7.%20BAB%20II_2018187ADN.pdf

https://greatnusa.com/artikel/fungsi-pengawasan-kuantitas-dan-kualitas-dalam-manajemen/

https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kpknl-palu/baca-artikel/13454/Peran-Pengawasan-Dalam-Meningkatkan-Kedisiplinan-Kerja-Pegawai.html#:~:text=Pengawasan%20adalah%20fungsi%20manajemen%20yang,%2C%20dan%20misi%20perusahaan%2Forganisasi.

https://lms-paralel.esaunggul.ac.id/pluginfile.php?file=/100896/mod_resource/content/1/Modul+online+OM+pertemuan+13.pdf